Herkennen jullie van die dagen? De e-mail blijft je achtervolgen. Kantoormedewerkers verknoeien gemiddeld 320 uur per jaar aan inefficiënt mailen. Dat zijn omgerekend 40 werkdagen! Oorzaak? Mails met lage relevantie. Onnodig cc-verkeer. En het op en neer blijven pingpongen met mailtjes. Lees hier de spelregels voor een potje snel én effectief mailen!

Scoor punten met een duidelijk doel

De meeste e-mails van kantoormedewerkers zijn actiegericht. Ze verwachten een expliciete terugkoppeling van de ontvanger: een bevestiging, een belletje of het uitvoeren van een opdracht. Toch wordt in bijna de helft van deze mails de actie niet duidelijk vermeld. Geen goede service dus. Met een helder doel sta je met 1-0 voor: concretiseer actiepunten, maak er een kernboodschap van. En benoem de actie al in je onderwerpregel. Bijvoorbeeld:

Ter actie: drie aanpassingen voor het afronden van de nieuwsbrief

Betrek niet te veel mensen bij het spel

Aan één op de vijf mails worden onnodige cc-ontvangers toegevoegd: mensen of groepen die niets met het onderwerp van doen hebben of er actie op moeten ondernemen. De cc heeft daardoor een lage status. Het wordt als niet belangrijk gezien en belandt onder op de stapel. Toch gaan verzenders er vaak wel vanuit dat iemand geïnformeerd is. En dan belandt de bal al snel in het net. Zonde!

Duidelijke spelregels

Mag je dan nooit meer cc’en? Dat hangt compleet van de spelregels af. De regel voor het sturen van een cc is “nee, tenzij”. Maak dus duidelijke afspraken wanneer je wel cc’s wilt ontvangen over een bepaalde zaak. Zo voorkom je ook dat iemand zich niet aangesproken voelt bij het ontvangen van een cc. Benoem in je mail wat de relatie is van de ge-cc’de met de inhoud van je tekst. Dat zorgt voor meer overzicht en meer duidelijkheid, en dus meer effectiviteit!

Dag Mark,
@Lisa: projectleider van initiatief X

pastoorneesticker

Nee-nee sticker

Eigenlijk heeft iedereen dus standaard een nee-nee sticker op zijn of haar mailbox: géén mails met lage/vage relevantie en géén cc-verkeer. Wil je deze sticker ook graag ontvangen? Of wil je meer informatie of tips over een potje snél en effectief mailen? Neem dan gerust contact met ons op!

Pingpongen