Zo verbeter je de bestuurlijke processen voor een steviger ambtelijk apparaat

Drie tips voor meer structuur en efficiëntie in bestuurlijke processen

Onduidelijke verantwoordelijkheden en uiteenlopende werkwijzen veroorzaken ruis, vertraging en verrassingen. Te vaak zien we dat beleidsadviseurs werken aan projecten zonder exact te weten waar die opdracht vandaan komt. Het is dan lastig te omschrijven wat de opgave precies is en bij welke concrete resultaten je het als een 'succes' mag beschouwen. Hoe los je dat op?

Tip 1. Houd voor elke opgave een startbijeenkomst

Hiermee pak je het eerste probleem aan: onduidelijk opdrachtgever- en opdrachtnemerschap. Breng de collega's samen die het projectteam vormen en brief hen over de opgave. Dat kan de betrokken wethouder zelf doen, maar een afdelingshoofd bijvoorbeeld ook. Als het maar bekend is wie het projectteam als 'opdrachtgever' kan betrekken en raadplegen. Leg alle afspraken hierover vast. Zo is de kern van de opgave voor iedereen na te gaan, bijvoorbeeld ook voor collega's die later aanhaken om iemand te vervangen (wat helaas aan de lopende band gebeurt).

Tip 2. Standaardiseer de werkprocessen

Een eenduidige werkwijze versnelt processen en verhoogt de kwaliteit van bestuurlijke advisering. Logisch, maar wat standaardiseer je dan? In ieder geval de belangrijkste stappen in de vorming van het bestuursadvies: de opgaveverkenning, stakeholderanalyse en de scenario-afweging. Met deze stappen heb je de opgave helder, alle stakeholders in beeld en kun je het bestuur een afgewogen scenario voorschotelen. Heb je dit goed geregeld? Dan komen alle adviezen op dezelfde manier tot stand. Vakkundig, betrouwbaar en transparant. Dit maakt het voor adviseurs ook beter mogelijk om integraal te werken en om bijdragen te leveren aan de opgave van een ander (projectteam).

Tip 3. Werk met vaste formats voor bestuurlijke stukken

Ook in het bestuursadvies zelf is het belangrijk om structuur aan te brengen. Zowel voor de bestuurders als voor de beleidsadviseurs. Jouw organisatie werkt vast al met een format voor het bestuursadvies. Maar dat is geen garantie voor kwaliteit – heb je misschien al gemerkt.

Een effectief format sluit naadloos aan op de stappen die beleidsadviseurs eerder in het proces doorlopen. Het zorgt ervoor dat adviezen helder, volledig en goed onderbouwd zijn, zonder overbodige details of onnodige herzieningen. Benieuwd hoe je meer structuur en samenhang in jullie format krijgt, zodat adviezen verbeteren en beter aansluiten op de bestuurlijke behoefte? Download dan ons gratis white paper over het bestuursadviesformat.

Aan de slag!

Voor een soepel bestuurlijk proces heb je heldere afspraken nodig: wie is waarvoor verantwoordelijk en hoe worden bestuurlijke adviezen voorbereid? Door hier vandaag al mee te starten, leg je de basis voor efficiëntere besluitvorming en een steviger ambtelijk apparaat.

Maar structuur alleen is niet genoeg. In onze volgende blog laten we zien hoe je een veilige werksfeer creëert. Dit is nodig zodat medewerkers veranderingen in het bestuurlijke proces daadwerkelijk omarmen en toepassen.