Zo zet je als gemeentesecretaris de eerste stap op weg naar een stevig ambtelijk apparaat

Als gemeentesecretaris sta je voor een pittige klus: verantwoordelijkheid nemen voor een efficiënt, veilig en daadkrachtig ambtenarenapparaat. In een eerdere blog beschreven we waarom een goed georganiseerd ambtelijk apparaat essentieel is voor efficiëntie, samenwerking, vertrouwen en gezag. Maar hoe zet je als gemeentesecretaris stappen om dit te realiseren?

Zo creëer je breed draagvlak voor je visie op besluitvorming

Een duidelijke visie op bestuurlijke besluitvorming is cruciaal, maar zonder draagvlak blijft het een papieren droom. In veel gemeenten zien we dat besluitvorming versnipperd verloopt: teams en afdelingen hebben eigen werkwijzen, wethouders oefenen informeel invloed uit en adviezen missen vaak de scherpte die nodig is. Afwegingen zijn niet helder en het is onduidelijk of en hoe alle stakeholders zijn meegenomen. Dit leidt tot inefficiëntie, onduidelijkheid en soms zelfs onnodige spanning tussen bestuur en ambtenaren.

Als gemeentesecretaris speel je een belangrijke rol in het borgen van een gedeelde visie én het zorgen dat deze ook in de praktijk werkt. Maar hoe doe je dat?

• Zie het als een participatietraject –  Een visie opleggen werkt niet. Mensen moeten begrijpen waarom het nodig is en hoe zij eraan kunnen bijdragen. Neem het voortouw en betrek het college, management en beleidsadviseurs bij de vertaling van de visie naar de praktijk. Organiseer bijvoorbeeld interactieve sessies waarin teams input leveren over hoe de besluitvorming efficiënter en transparanter kan. En koppel ook live, niet via mail, terug wat de uitkomsten en opbrengsten zijn. Alleen samen krijg je het werkend.
• Zet de wethouders in hun rol – Het college als geheel neemt besluiten, niet de individuele wethouders. Toch stellen wethouders zich vaak op als ‘machthebbers’ om vóór de collegevergadering al invloed uit te oefenen. En zo krijgt het college geen onafhankelijk deskundig advies van de ambtenaren. Als gemeentesecretaris is het jouw taak om hier een duidelijke lijn in te trekken.  Sta pal vóór je ambtenaren en zorg dat ambtenaren onafhankelijk kunnen adviseren en dat besluitvorming pas plaatsvindt in het college, niet daarbuiten. Ben liever iets principiëler dan alleen maar pragmatisch.
• Stel een kwaliteitsdrempel in – Als je iets goeds wil, moet je kritisch zijn. Bestuurlijke stukken moeten daarom voldoen aan een minimumkwaliteit. Wat gebeurt er als ze dat niet doen? Niet agenderen? Uitstellen? Dit kan in het begin tot vertraging leiden, maar zorgt op de lange termijn voor sterkere besluitvorming en betere adviezen.
• Maak het praktisch en concreet – De mensen die met en vanuit die visie moeten werken, moeten het begrijpen én ondersteunen. Betrek de beleidsadviseurs, bestuursadviseurs en management actief in de vertaling van de visie naar de praktijk. Zij ervaren de knelpunten, dus hun input is cruciaal. Dit zorgt niet alleen voor een betere werkwijze, maar ook voor draagvlak en eigenaarschap

Leiderschap in de praktijk

Leiderschap als gemeentesecretaris gaat verder dan processen en structuren. Het vraagt visie, lef en verbinding. Door draagvlak te creëren, processen te stroomlijnen en een veilige werkomgeving te creëren, leg je een stevige basis voor een efficiënt en daadkrachtig ambtelijk apparaat.

In de volgende blogs gaan we dieper in op aanvullende stappen, zoals het stroomlijnen van processen, het versterken van leiderschap en het creëren van een veilige werkomgeving.

Blijf op de hoogte! Schrijf je in voor onze nieuwsbrief en ontvang praktische inzichten en tools direct in je inbox.