Als gemeentesecretaris heb je geen invloed op politieke golven, maar wél op het bouwen van een stevig ambtelijk apparaat. Een goed georganiseerd ambtenarenapparaat is de sleutel naar succes voor de hele organisatie; voor het college van B&W, het management en de ambtenaren zelf. Verantwoordelijkheid nemen voor de kwaliteit van dat apparaat is niet alleen een belangrijke taak, maar ook een vorm van leiderschap. Als gemeentesecretaris moet je een solide basis leggen voor een efficiënte, veilige en daadkrachtige organisatie. En dat betekent: opstaan als leider!
De noodzaak van een sterk ambtelijk apparaat
Als gemeentesecretaris ben je niet alleen de spil tussen bestuur en ambtelijke organisatie, maar ook de leider die richting geeft. Jouw leiderschap bepaalt in grote mate hoe goed het ambtelijk apparaat functioneert. En dat heeft directe gevolgen voor de kwaliteit van de besluitvorming, de samenwerking en de snelheid waarmee doelen worden bereikt.
Een stevig ambtelijk apparaat zorgt voor:
- Efficiëntie: een kwalitatief goed proces zorgt ervoor dat mensen weten waar ze aan toe zijn, waardoor minder tijd verloren gaat aan onduidelijkheid of inefficiënt werken.
- Samenwerking: helderheid over processen en verwachtingen bevordert de samenwerking tussen teams, ambtenaren en bestuur.
- Vertrouwen: als processen voorspelbaar en transparant zijn, vergroot dat het vertrouwen van het bestuur in de ambtelijke organisatie en vice versa.
- Gezag: een goed functionerend ambtelijk apparaat geeft je als gemeentesecretaris de autoriteit om te sturen en beslissingen te onderbouwen.
Kijkend naar de punten hierboven is het als gemeente zonder soepel draaiend ambtenarenapparaat haast onmogelijk om goed te functioneren en ‘succesvol’ te zijn voor je doelgroep: de inwoners waar je het uiteindelijk voor doet.
Een pittige klus
Leiderschap als gemeentesecretaris betekent verantwoordelijkheid nemen op meerdere fronten. En dat is een pittige klus. Een duidelijke visie op hoe een ‘stevig’ ambtelijk apparaat eruit ziet voor jouw gemeente is een belangrijke eerste stap. Maar de complexiteit zit in het doorvertalen van deze visie naar de dagelijkse praktijk en hoe je mensen hierin meeneemt. Daarin kan een goede gemeentesecretaris zich als leider onderscheiden.
Maar hoe ziet dit er in de praktijk dan uit? Welke stappen moet je zetten om structureel te bouwen aan een goed georganiseerd ambtenarenapparaat. We zetten een aantal dingen voor je op een rij:
- Organiseer processen: zorg dat processen rondom beleidsvorming, advisering en besluitvorming strak georganiseerd zijn. Heldere stappenplannen helpen hierbij.
- Introduceer vaste formats: ontwikkel en implementeer vaste formats voor advies- en beleidsstukken.
- Faciliteer feedbackmomenten: plan structurele momenten waarop teams feedback kunnen geven en ontvangen over processen, samenwerking en resultaten. Zo werk je continu aan verbetering.
- Stimuleer ontwikkeling: investeer in trainingen en coaching voor je ambtenaren. Dit maakt hen niet alleen effectiever, maar ook zelfverzekerder in hun rol.
- Organiseer leiderschapssessies: organiseer bijeenkomsten waarin je samen met je MT bespreekt wat goed gaat en waar leiderschap kan worden versterkt. Maak afspraken over hoe iedereen hieraan bijdraagt.
- Creëer een veilige werkcultuur: een sociaal veilige werkomgeving is een absolute voorwaarde voor mensen om goed te kunnen functioneren. Ambtenaren moeten zich vrij voelen om fouten te maken zonder angst voor repercussies. In een cultuur waar ruimte is voor fouten is ook ruimte voor ontwikkeling, groei en succes.
- Zorg voor uitdaging: in een veilige omgeving waar mensen elkaar vertrouwen is er ook ruimte voor groei. Daag je mensen daarom uit om het beste uit zichzelf te halen en stimuleer ambitie en talent.
Tot slot
Leiderschap als gemeentesecretaris gaat veel verder dan het managen van processen en taken; het gaat over het hebben van visie, over verantwoordelijkheid nemen, over verbinding maken, over het strak organiseren van je ambtelijk apparaat en over een rechte rug.
Ben je geïnspireerd door dit stuk en wil je meer weten over hoe je een goede leider wordt? George Kohlrieser schreef er een briljant boek over: Care to Dare. Wat ons betreft een must read voor 2025.
Wil jij ook beter communiceren?
Schrijf je dan in voor een van onze communicatietrainingen. Schrijven, presenteren, rapporteren... Bekijk ons aanbod hieronder! Liever eerst even overleggen over wat het best bij jou past? Bel ons op (024) 324 49 59 of mail naar info@pastoorbv.nl.
Blogs en opiniestukken
Van ons voor jou: communicatie- en beleidstips. Doe er je voordeel mee!
Lees ook onze artikelen over alles wat speelt in de communicatiebranche.
