Zo creëer je een veilige adviescultuur voor een stevig ambtelijk apparaat

Drie manieren om te bouwen aan veiligheid en vertrouwen

1. Faciliteer structurele feedbackmomenten

Feedback krijgt in veel organisaties vooral aandacht als er iets misgaat – bij fouten, klachten of incidenten. Maar juist structurele, geplande reflectie maakt het verschil. Organiseer daarom bijvoorbeeld elk kwartaal een teamsessie waarin je samen bespreekt: wat ging goed, wat niet, en hoe kan dat beter? Betrek daarbij ook leidinggevenden of bestuurders – niet om te controleren, maar om samen te leren. Spreek telkens één concrete verbeteractie af en evalueer die de volgende keer.

Besteed ook expliciet aandacht aan de terugkoppeling op bestuursadviezen. Let op: niet alleen op de inhoud – klopt het juridisch, financieel? – en los van tijdsdruk. Dus: juist ná de besluitvorming, als de rust is wedergekeerd, want dan is er ruimte voor reflectie op de kwaliteit van het advies zelf. Wat kon scherper? Wat overtuigender? Hoe was de voorbereiding? Maak zulke gesprekken of korte reflecties standaard. Niet als nabrander, maar als leerinstrument. Je adviseurs zullen je er dankbaar voor zijn.

Vergeet ook de positieve feedback niet. Complimenten zijn geen luxe, maar een essentieel onderdeel van een cultuur waarin mensen groeien. Als feedback een vast onderdeel is van het werk – om te leren, te waarderen en te verbeteren – versterk je het vakmanschap én het werkplezier. Uit onderzoek blijkt: medewerkers waarderen het enorm als hier structureel aandacht voor is.

2. Stimuleer ontwikkeling en persoonlijk leiderschap

Een organisatie groeit alleen als de mensen dat ook doen. Maar groei ontstaat niet vanzelf. Te weinig aandacht voor ontwikkeling leidt tot onzekerheid, terughoudendheid en uiteindelijk tot stilstand. Laat daarom leidinggevenden voor elke jaarcyclus standaard drie doelen uitvragen: één op inhoud, één op samenwerking en één op persoonlijk leiderschap. Zo is ontwikkeling niet iets ‘voor erbij’, maar is het een vanzelfsprekend onderdeel van het werk.

Faciliteer die groei vervolgens met een gericht aanbod aan trainingen, coaching en intervisie. Zoals trainingen persoonlijke effectiviteit, leiderschap of adviesvaardigheden. Laat ze zelf kiezen uit het aanbod wat het best past bij hun ontwikkelbehoefte. Dat vergroot eigenaarschap, maakt mensen zelfstandiger en weerbaarder.

3. Ga met het MT naast je mensen staan

Als je wilt dat adviseurs eigenaarschap nemen over hun rol, dan moeten ze kunnen rekenen op steun van jou en het MT. Juist als het spannend wordt – bij bestuurlijke druk, nieuwe werkwijzen of als iets misloopt. Dat vertrouwen is essentieel om te durven experimenteren, fouten te maken en te groeien.

• Dat begint met heldere afspraken. Adviseurs moeten precies weten bij wie ze kunnen aankloppen als het vastloopt. Benoem die hulplijnen expliciet. Laat merken: als je advies onder druk staat of niet serieus wordt genomen, dan staan wij achter je. Niet pas als het escaleert, maar juist daarvoor.
• Zorg dat het MT zichtbaar is. Laat hen aansluiten bij gesprekken en betrokken blijven bij de praktijk. Niet om te controleren, maar om te laten zien: we zijn er voor jullie.
• Reflecteer samen. Bespreek regelmatig in het MT: waar schuurt het in de advisering, hoe hebben we onze mensen gesteund, en wat kunnen we beter doen? Zulke gesprekken versterken het leiderschap en dragen bij aan een cultuur waarin mensen durven én doen.

Het is je doel om de organisatie zo in te richten dat je zo min mogelijk hoeft te doen. Dat klinkt misschien gek. Maar als jouw tijd niet opgaat aan de raadsvergadering voorbereiden van volgende week, ben je beschikbaar om naast je mensen te staan wanneer het nodig is.

Werk jij al aan een veilige adviescultuur in jouw gemeente?

Dit is de laatste blog van deze reeks over hoe je als gemeentesecretaris bouwt aan een sterk ambtelijk apparaat:

• In blog 1 lees je hoe je draagvlak creëert voor je visie op bestuurlijke besluitvorming.
• In blog 2 lees je hoe je structuur aanbrengt in processen en formats.
• En in deze laatste blog staat de veilige werksfeer centraal, als voorwaarde voor verandering.

Neem jij de bestuurlijke advisering serieus? Dan weet je dat draagvlak, structuur en veiligheid onmisbaar zijn voor een organisatie waarin besluitvorming soepel en zorgvuldig verloopt. Maak daarin het verschil met jouw leiderschap!