Bouwen aan vertrouwen: de kracht van een goede adviescultuur

Goede adviescultuur? Wat verstaan we daaronder?

In een goede adviescultuur heeft iedereen respect voor de rol en expertise van de ander en gaat dus niemand op de stoel zitten van iemand anders. 

Vijf elementen zijn hierin cruciaal: 

1. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van rollen zijn helder 
2. Mensen kennen en accepteren de expertise van de ander 
3. Het bestuurlijk proces is goed ingericht
4. Transparante communicatie, ook over risico’s 
5. Ruimte om te denken met verschillende scenario’s en alternatieven (direct vanaf de startfase)

In de ideale gemeente-wereld betekent bovenstaande dat er alleen nog maar hamerstukken zijn. Een utopie natuurlijk. Was het maar zo’n feest. Maar als gemeentesecretaris kan je hier wel aan werken.

Aandacht voor een goede adviescultuur 

Als gemeentesecretaris ben je dé verbindende schakel tussen bestuur, ambtelijke organisatie en externe partners. Zonder goede adviescultuur is het haast onmogelijk om je werk goed te doen en te zorgen voor verbinding en vertrouwen tussen alle verschillende ‘partijen’ en stakeholders. We zetten het belang van een goede adviescultuur binnen een gemeente even op een rij:  

• Onafhankelijk advies: als iedereen de rollen binnen de gemeentelijke organisatie respecteert en accepteert kan er onafhankelijk advies worden gegeven zonder politieke kleur of voorkeur
• Betere besluitvorming: wanneer adviezen op een gestructureerde en transparante manier worden gegeven, draagt dit bij aan beter onderbouwde besluiten. Het voorkomt dat adviezen én besluiten worden ingegeven door willekeur of politieke druk.
• Draagvlak: een goede adviescultuur zorgt ervoor dat besluiten niet alleen beter worden begrepen, maar ook breed worden gedragen, zowel binnen de organisatie als daarbuiten.
• Efficiëntie: met een duidelijke adviesstructuur wordt de besluitvorming voorspelbaarder en minder stroperig, omdat iedereen weet hoe en wanneer advies moet worden ingebracht.

6 stappen voor het ontwikkelen van een goede adviescultuur

Een goede adviescultuur ontstaat niet vanzelf; het vraagt om gerichte actie en een consistente aanpak. De volgende stappen helpen om te bouwen aan een sterke adviescultuur:

1. Definieer wat een adviescultuur betekent voor jouw gemeente: elke organisatie is anders. Breng samen met je team in kaart wat een goede adviescultuur voor jullie inhoudt en welke waarden en normen daarbij horen.
2. Zorg voor heldere structuren: leg vast hoe adviesprocessen verlopen, definieer de stappen in het proces en bouw daar tijd voor in. 
3. Investeer in vaardigheden: niet iedereen weet hoe je een goed advies formuleert, hoe je een integraal multidisciplinair dossier opbouwt of hoe je constructieve feedback geeft. Organiseer trainingen en workshops waarin deze vaardigheden worden ontwikkeld en maak hiervan een vast en terugkerend onderdeel van de organisatie en van de onboarding van nieuwe medewerkers. 
4. Betrek college en bestuur: maak college en bestuur onderdeel van een goede adviescultuur en organiseer sessies voor college en raad om bij te dragen aan een stevige adviescultuur en het waarborgen ervan.
5. Vier successen: erken en waardeer goede adviezen en de impact die ze hebben gehad op besluitvorming. Dit stimuleert anderen om ook actief deel te nemen aan de adviescultuur.
6. Evalueer regelmatig: houd een paar keer per jaar evaluatierondes waarin je samen met je team bespreekt hoe de adviescultuur functioneert en waar verbetering mogelijk is.

Maak het verschil

Een sterke adviescultuur is een fundamentele pijler van een goed functionerende gemeente. Het biedt niet alleen een prettige en veilige werkomgeving, maar draagt ook bij aan betere besluitvorming, meer draagvlak en efficiëntere processen. Als gemeentesecretaris kun je het verschil maken door bewust te investeren in het ontwikkelen en versterken van deze cultuur. Begin desnoods klein, maar denk in ieder geval groot: een goed functionerende adviescultuur is een investering die zich op de lange termijn dubbel en dwars terugbetaalt.