Waarom het proces belangrijker is dan het beleidsstuk

Focus op het maakproces

De kwaliteit van een beleidsstuk wordt vaak nog bepaald door de leesbaarheid ervan. Is het goed leesbaar en is het duidelijk of de status informerend, opiniërend of besluitvormend is? Dan gaat er een strik om en belandt het op de bureaus van beslissers. Toch zegt dat niets over de kwaliteit van de belangenbehartiging en de afweging tussen de scenario’s.

Het is aan de beslissers om te bepalen of deze oplossing de beste oplossing mogelijk is, voor de gemeente, stad en inwoners. Een lastige klus, zeker als je dit niet kunt herleiden uit het beleidsstuk en weinig betrokken bent geweest bij de totstandkoming ervan. Dat dit niet bijdraagt aan snelle en zorgeloze besluitvorming is evident. 

Maar wat dan wel? Als je als gemeentesecretaris wilt werken aan goed beleid en efficiënte besluitvorming, moet je een beleidsstuk niet zien als eindproduct maar als maakproces; een proces waarin adviseurs tijdens het maken van beleidsstukken steeds inchecken bij stakeholders, ze informeren en zorgen voor draagvlak. Je doorloopt elke deelfase, waarbij je stap voor stap de puzzelstukjes vindt van het uiteindelijke beleidsstuk.

De voordelen van procesmatig werken

De kwaliteit van een goed stuk wordt dus bepaald door het proces dat voorafgaat aan het schrijven. Een proces waarbij de focus ligt op het hele maakproces; van opgave tot advies. Dit vraagt om een andere manier van werken, van zowel adviseurs als beslissers. Geen eenvoudige opgave maar de moeite waard om met elkaar in te investeren. 

Wanneer beslissers aan de voorkant betrokken worden bij het maken van beleid, leidt dit tot efficiëntie, minder vertraging en minder weerstand in de besluitvorming. Door al in de eerste fase te investeren in samenwerking, open communicatie en het betrekken van alle relevante stakeholders, zorg je voor een solide basis. Dit vergroot niet alleen de kans dat een advies wordt geaccepteerd, maar versterkt ook het vertrouwen in de ambtelijke organisatie. In een tijd waarin gemeenteraden en colleges steeds meer eisen stellen aan transparantie en participatie, is het de taak van een gemeentesecretaris te sturen op dit procesmatig werken.  

Hoe kan je hiermee aan de slag?

In de ideale wereld is een beleidsstuk alleen maar de ultieme samenvatting van de conclusies van het proces. En daarmee een hamerstuk voor betrokken beslissers. Dit klinkt eenvoudig, maar dat is het niet. Verandering gaat nooit vanzelf. Het is de kunst om zowel adviseurs als beslissers bewust te maken van de voordelen van procesmatig werken en ze te faciliteren in deze andere manier van beleid maken.   

Hoe ziet dit er in de praktijk dan uit? 

• Begin bij de ‘voorkant’: investeer tijd en energie in het definiëren en onderzoeken van het echte probleem (de opgave) en betrek hierbij alle relevante stakeholders. Dit voorkomt verrassingen en weerstand in latere fasen. Organiseer bijvoorbeeld bijeenkomsten waarin alle belanghebbenden samen het probleem verkennen. Maak gebruik van werkvormen zoals een stakeholderanalyse of een ‘deep dive’ op de kernvraag.
• Zet in op breedte en diversiteit: zorg dat je in de informatiefase input verzameld uit verschillende invalshoeken. Dit kan betekenen dat je niet alleen interne experts raadpleegt, maar ook externe stakeholders, zoals bewoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties. Neem beslissers aan de hand door tussentijds belangrijke bestuurlijke informatie met ze te delen en geef ze de kans om inbreng te doen. Zo kan de beslisser op een handig moment legitiem invloed uitoefenen. 
• Werk aan vertrouwen: creëer een cultuur waarin samenwerking en transparantie centraal staan. Dit doe je door duidelijk te communiceren over het proces, de verwachtingen en de manier waarop beslissingen worden genomen.
• Gebruik procesbegeleiders: schakel procesbegeleiders in die niet inhoudelijk betrokken zijn, maar zich richten op het stroomlijnen van het proces. Zij kunnen zorgen voor een neutrale en gestructureerde aanpak.
• Implementeer een procesmonitor: voer een vaste werkwijze in om het beleidsproces continu te monitoren. Dit helpt je om knelpunten vroegtijdig te signaleren en waar nodig bij te sturen.
• Evalueer en deel lessen: maak na afloop van elk beleidsproces een evaluatie. Betrek hierbij alle betrokkenen en deel de lessen met je organisatie om te leren en te verbeteren.

Lang verhaal kort…

Goed beleid begint met een goed proces. Door in te zetten op een betere kwaliteit van het proces leg je structureel de basis voor goede stukken. Stukken worden minder topzwaar en je krijgt een planning die veel voorspelbaarder is. Investeren in een procesgerichte aanpak betaalt zich aan het eind altijd terug. Het resultaat is een transparanter, voorspelbaarder en succesvoller besluitvormingsproces dat bijdraagt aan een beter functionerende gemeente.