Van goede voornemens naar harde cijfers

De rekening van rommelige processen

Elke gemeentesecretaris kent ze wel. Adviezen die drie keer terug het ambtelijk apparaat in gaan. Vergaderingen die uitlopen omdat niemand weet wie waarover beslist. Besluiten die sneuvelen omdat het draagvlak ontbreekt. Het voelt als dagelijkse praktijk, maar wat kost het eigenlijk? Als meer dan de helft van je bestuursadviezen terugkomt voor aanpassingen, loopt het herwerk enorm op. Elke herzieningsronde kost uren werk. Tel daar de vertraging bij op, de frustratie, en de politieke schade. De kosten lopen al snel in de tienduizenden euro's per jaar.

Wat gebeurt er als je het wél goed regelt?

Bij Gemeente Utrecht kozen ze voor een centrale aanpak. Geen versnipperde trainingen meer, maar één consistent trainingsaanbod voor alle collega's. Van de basis (gemeentewet, beleidscyclus) tot het schrijven zelf. Inmiddels hebben bijna 1500 medewerkers de training gevolgd. Het resultaat? De opbouw van adviezen is duidelijker, teksten begrijpelijker, en die '60-secondenlijn' zit er overal goed in. Bestuurders kunnen stukken sneller lezen en betere besluiten nemen. De gemeentesecretaris bevestigde bij zijn overdracht: het proces van bestuurlijke advisering is "goed op orde". Zulke verbeteringen vragen niet alleen om goede processen, maar ook om leidinggevenden die de werkwijze actief bewaken en uitdragen.

Bij Gemeente Stichtse Vecht hielden ze de cijfers precies bij. Het percentage adviezen dat in één keer werd goedgekeurd steeg daar van 43 naar 68 procent. Dat is een stijging van 25 procentpunt. Dat scheelt enorm veel herwerk, tijd en geld.

Maar de echte winst zit dieper. Als adviezen in één keer goed zijn, kunnen besluiten sneller genomen worden. Projecten komen eerder van de grond. Burgers krijgen sneller antwoord. De organisatie krijgt meer lucht.

Het gaat niet alleen om bestuurlijke advisering

Wat werkt bij bestuurlijke advisering, werkt net zo goed in de dienstverlening. Ook daar zien we sterke verbeteringen. Gemeenten die hun klantprocessen volgens onze methodiek inrichten, kunnen onnodige klantcontacten halveren. Van elke tien telefoontjes blijken er vaak vijf overbodig omdat de informatie onduidelijk is of het proces haperig loopt. Door heldere kaders, goede afstemming tussen kanalen en duidelijk eigenaarschap verdwijnt die verspilling. Wat betekent dat concreet? Minder wachttijd voor burgers. Hogere medewerkerstevredenheid omdat ze échte vragen kunnen beantwoorden in plaats van brandjes te blussen. En ja, ook hier: harde euro's bespaard op personeelskosten.

De mythe van 'geen tijd voor verbetering'

"Dit klinkt mooi, maar we hebben geen tijd voor grote verbetertrajecten." Herkenbaar? Juist gemeenten die tot over hun oren in het werk zitten, zeggen dit. Maar kijk naar Gemeente Bernheze. Zij voerden stap voor stap de methodiek 'Helder Adviseren' in. Geen jarenlang traject, maar gerichte interventies. De werkwijze werd de norm, adviseurs wisten wat er verwacht werd, de kwaliteit steeg structureel.

Of neem Gemeente Stichtse Vecht. Zij pakten het praktisch aan. Bewustwording creëren, kwaliteit van adviezen verhogen, samen met Pastoor bv. Nu plukken ze daar organisatiebreed de vruchten van. Niet omdat ze tijd over hadden, maar omdat ze de tijd namen.

2026: het jaar om door te pakken

Het ravijnjaar 2026 komt eraan. Een jaar waarin gemeenten door rijksbezuinigingen diep moeten snijden in hun budgetten. Juist nu is efficiënte besluitvorming geen luxe maar noodzaak. Gemeenten die nu investeren in betere processen, besparen straks niet alleen geld. Ze creëren ruimte. Ruimte om de échte uitdagingen aan te pakken. Ruimte om keuzes weloverwogen te maken. Ruimte om te ademen.

De cijfers uit Stichtse Vecht spreken voor zich. Van 43 naar 68 procent direct goedgekeurde adviezen. En bij goede procesinrichting kunnen onnodige klantcontacten halveren. Het gaat om substantiële verbeteringen. Maar vooral: een organisatie die werkt zoals je zou willen. Waarin adviezen in één keer goed zijn. Waarin besluiten snel genomen worden. Waarin medewerkers met plezier werken omdat het systeem meewerkt in plaats van tegenwerkt. Waarin adviezen in één keer goed zijn. Waarin besluiten snel genomen worden. Waarin medewerkers met plezier werken omdat het systeem meewerkt in plaats van tegenwerkt.

Van goede voornemens naar harde cijfers. Het kan. De vraag is alleen: wanneer begin je?

Meer weten?

Benieuwd hoe je je organisatie concreet kunt versterken voor betere besluitvorming? In ons artikel 'Waarom bestuurlijke sensitiviteit niet begint bij de adviseur' delen we waarom het systeem belangrijker is dan de individuele competenties.

Wil je eens sparren over de specifieke situatie in jouw gemeente en hoe je dit jaar écht het verschil kunt maken? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.