In het artikel Draagvlak vraagt om meer dan participatie lieten we zien dat draagvlak niet vanzelf ontstaat. Het is geen vinkje dat je zet met een laatste participatieavond of bewonersbijeenkomst. Hoe werkt het dan wél? Draagvlak is het resultaat van een zorgvuldig en transparant proces. In onze miniserie Draagvlak in de praktijk beschreven we daarom eerder hoe openheid tijdens het proces helpt en hoe je participatie daadwerkelijk waarde toevoegt. In deze laatste blog van de serie richten we ons op de volgende stap: het verwerken van de participatie-input. Hoe komt dat terug in een helder en integraal bestuursadvies?
Het knelpunt: afwegingen blijven impliciet
Tijdens beleids- en besluitvormingstrajecten wordt continu input en feedback opgehaald: van interne stakeholders, van afdelingen, van inwoners en andere betrokkenen. Maar wat er met deze input wordt gedaan blijft vaak impliciet. Redenen voor keuzes leven in hoofden, in e-mails of in wandelgangen. Het gevolg? Bestuurders missen integraliteit en relevante beslisinformatie. Inwoners, collega’s en andere betrokkenen voelen zich niet gehoord.
Als afwegingen impliciet blijven, kun je ze niet toetsen, niet begrijpen en dus ook niet dragen. Het is daarom essentieel dat de input uit participatie en andere trajecten zichtbaar terugkomt in je advies. Onze drie principes helpen je daarbij:
1. Maak het speelveld zichtbaar
Integraliteit begint niet bij het schrijven van het advies, maar al bij de start van de opgave. Het begint met overzicht: wie is betrokken, welke belangen spelen en waar kunnen spanningen ontstaan? Dat klinkt vanzelfsprekend, maar in de praktijk gebeurt dit vaak intuïtief, laat of versnipperd.
Wat je in het proces doet: Organiseer een startbijeenkomst met alle betrokken afdelingen om de opgave, doelen en rollen scherp te krijgen. Bepaal welke input essentieel is en hoe je deze gaat ophalen. Leg bovendien vast hoe je scenario’s met belanghebbenden bespreekt en welke criteria belangrijk zijn voor de uiteindelijke keuze.
Hoe dit terugkomt in het advies: Gebruik de ‘context’-rubriek van je advies om transparant te zijn over dit proces. Geef daarin antwoord op vragen als:
- Wat was de vooraf afgesproken scope – en wat viel daar bewust buiten?
- Welke afdelingen zijn betrokken?
- Welke inwonersgroepen, ondernemers of organisaties hebben input geleverd, en via welke vormen?
- Welke alternatieven of scenario’s zijn onderzocht?
Zo begrijpen bestuurders, collega’s en inwoners beter hoe dit voorstel tot stand is gekomen. Die transparantie is essentieel voor draagvlak: bij inwoners, binnen de organisatie én in de raad.
2. Werk verschillende scenario’s uit
Een goed integraal advies presenteert niet alleen een voorstel, maar laat zien welke opties zijn overwogen en waarom één daarvan de voorkeur heeft. Zonder zicht op alternatieven ontstaat al snel argwaan: “Waarom is hiervoor gekozen? Waren er echt geen andere mogelijkheden?”
Wat je in het proces doet: Organiseer een scenariosessie met verschillende interne afdelingen en (waar passend) een selectie externe stakeholders. Door samen mogelijke scenario’s te verkennen, ontdek je waar draagvlak voor is en waarvoor niet.
Hoe dit terugkomt in het advies: Mensen accepteren besluiten sneller wanneer ze zien dat hun ideeën en zorgen onderdeel zijn geweest van de afweging. In de rubriek ‘Argumenten’ kun je daar perfect op inspelen. Zorg dat argumenten:
- gewogen conclusies zijn van de voor- én nadelen (“Hoewel scenario B goedkoper is, scoort scenario A beter op uitvoerbaarheid en draagvlak bij inwoners”);
- laten zien waarom het voorkeursscenario daarom beter scoort dan alternatieven (“Dit scenario is het meest toekomstbestendig”);
- onderbouwd zijn met interne afwegingen, inclusief feiten en bronnen.
Door alternatieven expliciet te benoemen en af te wegen, laat je zien dat het advies het resultaat is van weloverwogen bewuste keuzes.
3. Spreek open over dilemma’s, botsende belangen en onzekerheden
Integraliteit betekent ook: erkennen dat niet alles kan, past of wenselijk is. Toch blijven dilemma’s, spanningen en onzekerheden vaak onderbelicht. Ze worden gezien als lastig of politiek gevoelig en verdwijnen daarom naar de achtergrond. Maar juist het benoemen ervan vergroot het vertrouwen.
Wat je in het proces doet: Bespreek risico’s en dilemma’s niet pas aan het eind van het traject, maar al tijdens het proces. Welke belangen staan hier tegenover elkaar? Waar schuurt het? En welke onzekerheden kunnen we op dit moment nog niet volledig wegnemen?
Hoe dit terugkomt in het advies: In een overtuigend adviesstuk is het belangrijk om een onderscheid te maken tussen:
- Dilemma’s en botsende belangen: je kunt nooit iedereen tevredenstellen, maar je kunt wél laten zien hoe je keuzes hebt gemaakt. Verwerk in de rubriek ‘argumenten’ de gewogen conclusie: waarom weegt dit belang zwaarder dan het andere?
- Risico’s: onzekerheden die je nog niet kunt wegnemen benoem je als risico, vooral als ze een mogelijk grote negatieve impact hebben. Zet deze in de rubriek ‘risico’s’, inclusief een inschatting van kans en impact en, waar mogelijk, concrete beheersmaatregelen.
Hierdoor laat je zien dat zorgen serieus zijn genomen. En geef je raadsleden handvatten om het debat te voeren.
Tot slot
Met deze drie principes zorg je ervoor dat participatie-input en gemaakte afwegingen zichtbaar terugkomen in het advies. Dat maakt keuzes beter te volgen en vergroot het draagvlak. Hoe is dit in jouw organisatie georganiseerd?
Wil jij ook beter communiceren?
Schrijf je dan in voor een van onze communicatietrainingen. Schrijven, presenteren, rapporteren... Bekijk ons aanbod hieronder! Liever eerst even overleggen over wat het best bij jou past? Bel ons op (024) 324 49 59 of mail naar info@pastoorbv.nl.
Blogs en opiniestukken
Van ons voor jou: communicatie- en beleidstips. Doe er je voordeel mee!
Lees ook onze artikelen over alles wat speelt in de communicatiebranche.
