Verbetering van bestuurlijke besluitvorming

"Ambtelijk vakmanschap bijbrengen”

We hebben de afgelopen jaren relatief veel medewerkers van buiten het gemeentelijke beleidsveld aangenomen (ongeveer 60% van de nieuwe collega’s) en er zijn collega’s vertrokken met veel kennis. Het aannemen van collega’s zonder gemeentelijke achtergrond is inherent aan een krappe arbeidsmarkt. Dit brengt de verplichting met zich mee om deze nieuwe collega’s en de bestaande collega’s in voldoende mate op te leiden en hen “ambtelijk vakmanschap” bij te brengen.

We merkten dat de voorbereiding aan de voorkant van het proces bij het opstellen van voorstellen te wensen over liet, bijvoorbeeld bij de opgaveverkenning. Ook werd er in het voorstel onvoldoende gewerkt vanuit scenario's en was de argumentatie een aandachtspunt.

"Behoefte aan heldere, kwalitatief hoogwaardige bestuursadviezen"

We hadden behoefte aan een passend, kwalitatief hoogwaardig, actiegericht en organisatiebreed trainingsprogramma voor het schrijven van college- en raadsstukken. We richten ons op een brede doelgroep vanuit alle onderdelen van de organisatie. We stellen nadrukkelijk de ‘steller van het stuk’ centraal. De ontwikkeling die juist daar gemaakt moest worden vroeg om een trainingsprogramma.

Uit de nulmeting bleek dat slechts 43% van de stukken in één keer door kon naar college na toetsing door de controller en de gemeentesecretaris. De directie stelde als ambitie om dit percentage te verdubbelen. Dat betekende dat we niet alleen inhoudelijk moesten verbeteren, maar ook het proces zelf moesten optimaliseren.

"Wij vertrouwen in de ervaring en de praktische aanpak van Pastoor bv"

Voor deze opdracht is een aanbesteding uitgeschreven. Pastoor bv heeft de opdracht gegund gekregen onder andere vanwege hun ervaring met dit soort trajecten. Hun insteek zat op zowel het inhoudelijke deel als het traject voorafgaand aan het opstellen van voorstellen. Wat ons verder aansprak, was hun praktische aanpak en de verschillende toolkits die ze aanboden. Bijvoorbeeld voor het bouwen van scenario’s en de opgaveverkenning. Hun methodiek sloot goed aan bij onze wens om niet alleen beleidsstukken te verbeteren, maar ook medewerkers bewuster te maken van het bestuurlijke proces.

"Draagvlak is cruciaal voor succes"

Een belangrijke les die we hebben geleerd, is dat draagvlak binnen de organisatie essentieel is. We hebben directie, college, de gemeenteraad en medewerkers samen met Pastoor bv actief betrokken bij het traject. Dit deden we onder andere voor de bestuurders met draagvlaksessies en voor de medewerkers met een speciaal webinar dat veel weg had van een talkshow-achtige setting. Daarbij was onze gemeentesecretaris een van de gasten aan tafel, net als Thijs, de projectleider van Pastoor bv. Zo werd het voor iedereen duidelijk waarom deze verandering noodzakelijk was en werd het initiatief breed gedragen binnen de gemeente.

“We zijn heel blij met hoe het allemaal heeft uitgepakt”

De draagvlaksessies waren zeer interactief en kregen iedereen mee in de nieuwe koers. De trainingen waren hands-on en gericht op de eigen praktijk van onze medewerkers. Tijdens de sessies gingen we aan de slag met onze eigen beleidsvoorstellen. Hierdoor konden we de vertaalslag naar de werkvloer snel maken. Ook de interactieve werkvormen, zoals de beleidsprocessen in kaart brengen met puzzels en scenario-oefeningen, werden enorm gewaardeerd. Om het kennisgat te dichten, hebben medewerkers een soort spoedcursus ‘Hoe werkt een gemeente?’ gevolgd. Daarin leerden ze op een leuke manier veel over de taken en bevoegdheden uit de gemeentewet.