"Dankzij de trainingen van Pastoor bv hebben we de kwaliteit van bestuursadvisering structureel verbeterd en goed verankerd binnen de organisatie."
Voordat we samenwerkten met Pastoor bv, stond bestuurlijke besluitvorming al centraal in onze organisatie. Onze gemeente is groot en dat brengt complexe uitdagingen met zich mee. Hoewel er een format bestond, ontbrak het aan een consistente filosofie en duidelijke kwaliteitscriteria voor bestuursadviezen. Er was wel een verscheidenheid aan trainingen, maar elke afdeling organiseerde ze op eigen wijze, wat leidde tot inconsistente aanpakken. Om die versnippering tegen te gaan, hebben we gekozen voor een centraal trainingsaanbod voor alle collega’s, zodat we een uniforme werkwijze binnen de gemeente konden ontwikkelen. Inmiddels hebben bijna 1500 collega’s de training van Pastoor bv gevolgd, wat geleid heeft tot consistentere en kwalitatief betere adviezen.
"De logische en complete aanpak gaf de doorslag om voor Pastoor bv te kiezen"
Wat ons in jullie aanbod aansprak, was de juiste balans. Jullie pakten het proces volledig en logisch op, van begin tot eind. De training begon niet direct met schrijven, maar met de basis: de gemeentewet, de beleidscyclus, en de stappen die nodig zijn om tot een goed advies te komen. Pas daarna gingen deelnemers aan de slag met het schrijven zelf. Bij andere partijen zagen we óf een standaard schrijftraining, óf een heel intensief traject dat zich vooral richtte op competentieontwikkeling. Jullie chronologische aanpak, waarbij het hele proces werd doorlopen en de focus niet alleen lag op losse onderdelen, sloot perfect bij ons aan.
"Een training is slechts het begin, de echte verandering komt door toepassing in de praktijk"
Een training is maar een momentopname. Zonder verdere ondersteuning is er altijd het risico dat deelnemers weer in oude gewoontes vervallen. Daarom hebben we samen met Pastoor bv extra programma’s opgezet om de kennis ook echt in de praktijk te verankeren. Na de trainingen hebben we de zogenaamde kick-out sessies georganiseerd, waar deelnemers van verschillende groepen samenkwamen om te bespreken wat ze tegenkwamen bij de toepassing van het geleerde. Wat was lastig? Wat moest er veranderen in de organisatie om de nieuwe werkwijze goed te kunnen implementeren? Pastoor bv heeft hier een ondersteunende rol in gehad.
Daarnaast heeft Pastoor bv, met de schrijfcoaching on the job, ons team geholpen door samen met deelnemers bestaande stukken te verbeteren. Deze concrete ondersteuning zorgde ervoor dat de kennis direct werd toegepast en verankerd in het dagelijkse werk.
"De energie en het enthousiasme van de trainers viel direct op en is altijd gebleven"
Wat ons meteen opviel aan de trainers van Pastoor, al in de aanbestedingsfase, was het enthousiasme van de trainers. Ten opzichte van andere aanbieders merkten we bij jullie een duidelijke intrinsieke motivatie: het gevoel dat jullie dit écht wilden doen en erachter stonden. Dat enthousiasme is altijd gebleven ook bij de trainers nu, en dat horen we ook terug van collega’s die de training volgen. Ze waarderen de trainers enorm.
Daarnaast verloopt de coördinatie en afstemming heel soepel. Er komt veel logistiek en planning bij kijken, en dat gaat altijd vlot en duidelijk. Dat wordt zeker gewaardeerd!
"Betere stukken en snellere besluitvorming door duidelijke argumenten, doordachte adviezen en begrijpelijke keuzes zijn bij ons nu de standaard"
Wat de samenwerking met Pastoor ons concreet heeft gebracht? Betere stukken voor het bestuur. De opbouw is duidelijker, de teksten zijn begrijpelijker, en die ‘60-secondenlijn’ – dat je in een minuut snapt waar het over gaat – zit er nu overal goed in. Bestuurders kunnen stukken sneller lezen en dus betere besluiten nemen. Raadsleden en collegeleden merken ook het verschil. Wat ons ook een extra bevestiging gaf van de impact van de samenwerking met Pastoor bv, was de feedback van de gemeentesecretaris. Bij de overdracht naar de nieuwe gemeentesecretaris werd aangegeven dat het proces van bestuurlijke advisering bij Gemeente Utrecht “goed op orde” was. Uiteraard blijven er complexe dossiers bestaan, maar de processen, formats en de manier waarop we adviezen ontwikkelen, zijn stevig in onze organisatie verankerd.
"Wil je de bestuurlijke besluitvorming verbeteren? Daar is een stevige training en een duidelijke filosofie voor nodig"
Mijn advies voor andere gemeentes zou zijn: ga terug naar de basis van de Gemeentewet en de rol van het bestuur – zowel de raad als het college – en van de ambtelijke organisatie. Zorg dat je een duidelijke filosofie ontwikkelt, die helder maakt wat de bedoeling is van de besluitvorming en de rol van de verschillende partijen. Het is daarbij essentieel om commitment van het topmanagement te hebben, want zonder draagvlak van je directie kom je niet ver. Tot slot: organiseer een stevige training om de ambtelijke organisatie goed voor te bereiden en te ondersteunen, zoals we dat in Utrecht hebben gedaan.