Geldigheid aanbiedingen en opdracht

Onze aanbiedingen zijn vrijblijvend en offertes zijn 30 dagen geldig. Na bevestiging van de opdracht ben je er ook aan gebonden. Dat betekent dat je een betaalverplichting aangaat. Een mondelinge toezegging bevestigen wij schriftelijk naar jou. Wil je dan toch nog veranderen, dan gelden onze verplaats- en annuleringsspelregels.

De overeenkomst geldt voor onbepaalde tijd. We gaan ervan uit dat je ons de opdracht laat uitvoeren binnen zes maanden na bevestiging. Tenzij we dat anders afspreken.

Uiterlijk zes maanden na de opdrachtbevestiging ontvang je van ons de factuur voor de hele opdracht. Ongeacht of de uitvoering van de opdracht dan (geheel) heeft plaatsgevonden. Wil je alsnog de opdracht uit laten voeren? Dan maken we een maatwerkafspraak met een termijn. Zo kunnen we voor jou en anderen kwaliteit blijven leveren.

Soms maken we afspraken voor een paar jaar. Handig, omdat je zo de kwaliteit van de communicatie van je organisatie structureel op peil houdt. En je hoeft niet elk jaar de boer op om een akkoord te krijgen. Wil je dat commitment uitspreken? Dan belonen we dat door voor die hele periode de tarieven interessant aan te bieden en niet te indexeren. Advies: plan voor elk jaar tijdig de onderdelen in, wanneer het jouw organisatie het beste past. Je kunt namelijk geen ‘tegoed’ meenemen naar het volgende jaar.

Wil je iets veranderen aan de opdracht? Dan laat je dit schriftelijk (en tijdig) aan ons weten. Als je het alleen vertelt aan ons, blijft het risico voor jezelf als opdrachtgever. Wij reageren altijd binnen vijf werkdagen met een visie op de mogelijkheden en de kosten. Let op: een verandering die leidt tot een vermindering van meer dan 10% van de opdracht, beschouwen we als een annulering van dat deel. Daar kunnen dan extra kosten aan verbonden zijn.

Planning

We doen er alles aan de opdracht perfect uit te voeren. En halen eigenlijk altijd de deadline. Overschrijding van de deadline geeft je geen recht op schadevergoeding, ontbinding van de overeenkomst, of niet-nakoming van enige andere verplichting naar ons.

Samen met jou maken we een planning voor elke opdracht die jullie en ons zo goed mogelijk past. We adviseren je wel om de planning niet te lang na akkoord opdracht vast te leggen. Zo voorkom je dat je alsnog met indexatie van tarieven te maken kunt krijgen.

Uitvoering

We doen er alles aan de opdracht perfect uit te voeren. En jouw belangen goed voor ogen te houden. Dat doen we vooral met eigen medewerkers die we intern (blijven) opleiden. Soms laten we een deel uitvoeren door derden. Ook hen vragen we hun uiterste best te doen voor een perfecte uitvoering van (dat deel van) de opdracht.

We reageren altijd binnen vijf werkdagen per e-mail of telefonisch op je vraag. In de praktijk is dat vaak uiterlijk de volgende werkdag.

Prijzen

In ons voorstel nemen we altijd een overzicht van de tarieven op. Die tarieven staan vast zolang de offerte geldig is. We kunnen de tarieven elk jaar – in ieder geval per 1 januari – eenzijdig verhogen en aanpassen aan onze kosten. Meestal merk je daar niets van, omdat het voorstel over een project gaat dat niet meerdere jaren duurt. Tip: wacht niet te lang met inplannen van de uitvoering nadat je akkoord hebt gegeven op de opdracht. Zo voorkom je alsnog dat je met de tarieven van het volgende jaar te maken kunt krijgen.

Al onze tarieven zijn exclusief reiskosten en parkeerkosten. Maar inclusief vergoeding van reistijd en heel veel andere dingen! Wat precies? Dat hangt natuurlijk af van je vraag en noemen we in de offerte.

Aanlevering informatie

Voor een goede uitvoering van de opdracht hebben we ook informatie van jou nodig, zoals teksten, achtergrondinformatie, persoonlijke gegevens. Het is belangrijk dat je die helder, tijdig en werkbaar voor ons aanlevert. Zo voorkom je dat de uitvoering van de opdracht vertraging oploopt of niet door kan gaan. We zien dat dan als een verplaatsing of annulering van de opdracht en de spelregels daarvoor gelden dan ook.

Intellectueel eigendom

Alle zaken zoals rapporten, adviezen, ontwerpen, schetsen, tekeningen, software zijn alleen voor jou als opdrachtgever bestemd. Alle teksten, beelden en andere zaken die we voor je maken, blijven ons intellectueel eigendom. Zodra je de volledige factuur voor de opdracht hebt betaald en de opdracht is afgerond, zijn ze van jou. Je mag ze zo vaak gebruiken als je wilt. Je vrijwaart ons wel van alle aansprakelijkheid die mogelijk ontstaat. Zijn er rechten van derden, dan respecteer je die en maken we daar eventueel specifieke afspraken met elkaar over. Wil je ons als bron noemen? Dat is niet verplicht, maar waarderen we wel. Onze concepten, opleidingen, trainingsmaterialen en software blijven altijd ons intellectueel eigendom. Dat betekent dat je niets van onze concepten, opleidingen, trainingen en trainingsmaterialen en software in welke vorm dan ook, aan derden geeft of ter beschikking stelt.

Geheim!

Jij en wij zijn verplicht alle vertrouwelijke informatie die met de overeenkomst te maken heeft, geheim te houden. Dat betekent voor ons dat we die informatie niet aan anderen geven dan aan de opdrachtgever, medewerkers van de opdrachtgever of personen die jij als opdrachtgever hebt aangewezen als betrokkenen bij de opdracht. Wil je ook niet dat je medewerkers bepaalde informatie onder ogen krijgen? Dan ben je zelf verantwoordelijk voor het anonimiseren van teksten. Is bepaalde informatie wel relevant voor ons om de opdracht uit te voeren, maar toch vertrouwelijk? Dan geef je dat vooraf aan.

Promotie

Wij zijn trots op wat we maken. En dat willen we ook laten zien. Daarom gebruiken we soms (delen van) teksten, afbeeldingen, voorbeelden ter promotie van ons. We mogen daarbij ook je bedrijfsnaam noemen. Ook mogen we wat we voor jou hebben gemaakt, signeren met onze bedrijfsnaam en logo.

Is anonimiteit noodzakelijk volgens jou? Dan houden we daar rekening mee. Het is nadrukkelijk niet onze bedoeling om het belang van je organisatie te schaden.

Facturen en betalingen

Wij zorgen dat we op tijd leveren. We verwachten dan ook dat je op tijd je factuur betaalt. Dat is bij voorkeur binnen veertien dagen, maar in ieder geval binnen dertig dagen na factuurdatum. We factureren het grootste deel niet vooraf, maar tijdens en direct na uitvoering van de opdracht.

< € 5.000: 25% bij akkoord opdracht, rest bij afronding (mits binnen drie maanden) > € 5.000: 25% bij akkoord opdracht, 65% na drie maanden, 10% + eventuele geaccordeerde meerkosten bij afronding. Die 25% maken we concreet door de eerste onderdelen van het project te factureren na akkoord opdracht. Dat zijn bijvoorbeeld de eerste groep(en). Het bedrag van die eerste factuur is dan ongeveer 25% van het dan bekende totaalbedrag van de opdracht.

Individuele training en software factureren we direct en volledig bij de start. Deelname aan de open inschrijving factureren we vooraf bij definitieve inschrijving. Natuurlijk maken we ook maatwerkafspraken voor bijzondere situaties.

Soms maken we afspraken voor een paar jaar. We factureren dan het afgesproken jaarbedrag aan het begin van dat kalenderjaar, onafhankelijk van of en wanneer de uitvoering plaatsvindt. Eventueel meerwerk factureren we na accordering (en meestal na uitvoering). Jij bent zelf verantwoordelijk voor een tijdige en reële planning van dat jaar. Hou er rekening mee dat het drie maanden kan duren voordat wij ruimte hebben om de onderdelen met een goede kwaliteit uit te kunnen voeren. Dat betekent dat we je tot 15 september van dat kalenderjaar garanderen dat we de uitvoering van de afgesproken onderdelen nog kunnen realiseren. Daarna doen we ons best en kijken we wat nog mogelijk is, maar kan het zijn dat het niet meer lukt de afgesproken onderdelen uit te voeren. Het recht op die afgesproken onderdelen vervalt aan het einde van het kalenderjaar. Zonde! Advies is dus: maak (uiterlijk) aan het begin van het jaar een reële planning samen met ons voor de uitvoering van de afgesproken onderdelen.

Betaal je niet op tijd? Da’s echt jammer. Het komt gelukkig bijna niet voor. Ben je wel die uitzondering? Dan krijg je te maken met extra kosten en misschien zelfs wel een incassobureau dat namens ons de betaling bij je int. Alle kosten, gerechtelijk en buitengerechtelijk die nodig zijn om toch de betaling binnen te krijgen, zijn voor jou. Dat geldt ook voor andere kosten die ontstaan als jij jouw verplichtingen niet nakomt of in gebreke bent. In ieder geval is dat, naast de kosten voor de incasso, het bedrag van de niet betaalde factuur en de wettelijke rente:

– Over de eerste € 5.000,- 15%
– Over het meerder tot € 10.000,- 10%
– Over het meerdere tot € 20.000,- 8%
– Over het meerdere tot € 50.000,- 5%
– Over het meerdere 3%

Verplaatsing en annulering

Het kan voorkomen dat je na akkoord toch de opdracht wilt annuleren of de uitvoering wilt verplaatsen.

Open training en individuele training
Je hebt tot 14 dagen na je inschrijving nog het recht je inschrijving te annuleren zonder kosten. Deze bedenktermijn geldt als jouw werkgever je training boekt en betaalt.  Als het bedrijf een contract sluit geldt geen bedenktijd. Uitzondering hierop is als je je korter dan 14 dagen voor de Open training inschrijft. Na die 14 dagen ben je het volledige bedrag verschuldigd. Ook als het je bijvoorbeeld onverhoopt niet lukt om te komen. Wel mag je kosteloos iemand anders als vervanging voor jou laten deelnemen (geldt niet bij de STAP-regeling).

Als je zelf betaalt gelden deze annuleringsvoorwaarden:
1. Je annuleert tussen de acht en vier weken voor de start – 20% van het totale tarief
2. Je annuleert tussen de vier en twee weken voor de start – 30% van het totale tarief
3. Je annuleert korter dan twee weken voor de start – 50% van het totale tarief

Incompany trainingen
Voor incompany opdrachten ben je een betalingsverplichting aangegaan. Er is een zestal situaties. In het kort: hoe dichter op de geplande datum je verplaatst of annuleert, hoe hoger het percentage dat we aan je moeten berekenen. Verplaats je langer dan twaalf weken voor de start? Dan brengt dat geen extra kosten met zich mee. Voor verplaatsingen dichterbij de startdatum hanteren we deze verplaatsingskosten:

1. Je verplaatst ruim van tevoren (tussen de twaalf en acht weken voor de start) – 10% extra kosten
2. Je verplaatst kort van tevoren (korter dan acht, maar langer dan vier weken voor de start) – 15% extra kosten
3. Je verplaatst zeer kort van tevoren (korter dan vier weken voor de start) – 25% extra kosten

De extra kosten berekenen we over het tarief van de verplaatste sessie. Verplaats je meerdere sessies? Dan bekijken we per sessie welke verplaatsingskosten van toepassing zijn.

We spreken van ‘verplaatsing’ als je de opdracht alsnog binnen zes maanden na de oorspronkelijke startdatum uit laat voeren. We adviseren je die nieuwe start direct af te spreken als je wilt verplaatsen. Zo voorkom je dat we de verplaatsing als annulering moeten beschouwen. Dat levert hogere kosten op voor jou meestal. En als er zoveel tijd tussen zit, moeten we vaak weer opnieuw afstemmen.

1. Je annuleert ruim van tevoren (langer dan vier weken voor de start) – 25% van het totale tarief
2. Je annuleert kort van tevoren (korter dan vier weken voor de start) – 50% van het totale tarief
3. Je annuleert zeer kort van tevoren (korter dan twee weken voor de start) – 75% van het totale tarief

Direct nadat je de verplaatsing of annulering hebt bevestigd, ontvang je van ons een factuur voor deze extra kosten. Zonde geld! Vinden wij ook. Toch hebben wij ook al tijd en voorbereiding in de opdracht gestoken tot dat moment. En wordt het lastig nog vervangende renderende activiteiten in te plannen op die momenten. Zorg ervoor dat je de factuur voor de verplaatsingskosten op tijd betaalt, zo voorkom je dat het als annulering geldt.

Software
Voor software ben je altijd betalingsplichtig voor het volledige bedrag dat we hebben afgesproken. De koop van software annuleren levert daarmee geen restitutie op in welke vorm dan ook. Vaak maken we maatwerkafspraken over licenties en termijnen. De factuur daarvoor ontvang je direct na akkoord opdracht of bij verlening van de termijnen.

Aansprakelijkheid

Hebben we toch iets niet goed gedaan en zijn we wettelijk aansprakelijk volgens jou? Dan is het goed te weten dat onze aansprakelijkheid begrensd is tot:

– maximaal de factuurwaarde van (dat deel van) de opdracht over maximaal de laatste drie maanden of
– zover als de aansprakelijkheidsverzekering dekt.

We zijn nooit aansprakelijk voor de gevolgschade. Ook niet als derden door de juistheid en inhoud van de opdracht en materialen die we in jouw opdracht hebben gemaakt, schade claimen. En natuurlijk ook niet als anderen dan wij de oorzaak zijn van die geclaimde schade. Mochten die derden direct bij ons die schade claimen? Dan verwachten we van jou als opdrachtgever dat je alles doet in redelijkheid om ons in en buiten rechte bij te staan. Lukt je dat niet, dan doen we dat zelf. Daarvoor hoeven we je niet apart eerst ingebreke te stellen. Alle kosten hiervoor zijn voor rekening en risico van jou als opdrachtgever.

We zijn niet aansprakelijk voor schade (waaronder maar niet uitsluitend bijvoorbeeld vermeende inkomensderving) ontstaan door niet (tijdig, adequaat) beschikbaar zijn van teksten of online zijn van sites.

We zijn niet aansprakelijk voor welke schade dan ook, inclusief gevolgschade, die ontstaan zou zijn door installatie of gebruik van software die wij aanleveren.

Tot slot zijn we ook niet aansprakelijk voor beschadiging, verlies of vernietiging van voorwerpen, materialen of gegevens, die je ons ter beschikking hebt gesteld. Goederen reizen voor risico van jou als opdrachtgever.

Overmacht

Soms kunnen we er gewoon echt niets aan doen dat de uitvoering van een opdracht niet (goed) lukt. Dat is overmacht (een van buiten komende oorzaak, voorzien of niet-voorzien, waar wij geen invloed op kunnen uitoefenen, maar waardoor we niet in staat zijn onze verplichtingen na te komen). Dat is zowel vooraf als tijdens de uitvoering van de opdracht mogelijk. In dat geval schorten onze verplichtingen op. Duurt dat langer dan twee maanden? Dan kunnen we in overleg de overeenkomst ontbinden zonder verplichting tot schadevergoeding. Hebben we dan al wel een deel uitgevoerd? Dan factureren we dat deel aan je.

Klachten?

Eerlijk: we hebben deze ‘procedure’ nog nooit nodig gehad. Maar we nemen je graag serieus. Daarom hebben we hiervoor een heuse procedure vastgelegd. Kijk maar hoe dat werkt en dien dan je klacht bij ons in via het contactformulier op onze site.

1. We registreren je klacht en alle communicatie erover. Dat bewaren we minimaal een jaar na afhandeling.

2. We reageren binnen vijf werkdagen op je klacht. En we lossen het binnen vier weken op. Lukt dit niet vanwege bijvoorbeeld een onderzoek dat langer duurt? Dan informeren we je hier binnen vier weken over.

3. Je meldt de eventuele klacht uiterlijk binnen veertien kalenderdagen na voltooiing van (dat deel van) de opdracht. Altijd schriftelijk via e-mail of via het contactformulier op onze site. Een klacht zal altijd vertrouwelijk worden behandeld.

4. Is de klacht gegrond? Dan doen we alsnog wat we waren overeengekomen, tenzij dat inmiddels aantoonbaar zinloos is geworden voor je. Dat laat je dan schriftelijk aan ons weten.

5. Is de tweede levering opnieuw en aantoonbaar onvoldoende, dan laat je dat uiterlijk binnen veertien kalenderdagen schriftelijk aan ons weten. We overleggen dan wat een goede oplossing is die voor beide partijen redelijk en naar vermogen is. De maximale consequentie is vermindering van het factuurbedrag.

6. Is het niet meer mogelijk of zinvol om alsnog de overeengekomen dienst te leveren? Dan zijn we beperkt aansprakelijk.

7. Blijven we het oneens? Dan voorzien we in een beroepsmogelijkheid bij een onafhankelijke derde: mr. Paul Krosenbrink, jurist te Nijmegen. Het oordeel van mr. Krosenbrink is bindend. We delen de kosten die hieraan verbonden zijn. De acties die er voor ons uit voortkomen, handelen we binnen vier weken af.

8. Op elke overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Pastoor BV ligt in het arrondissement van rechtbank Gelderland en valt onder de zittingsplaats in Nijmegen.

9. De individuele consument heeft recht op nakomingsgarantie volgens de Algemene voorwaarden van NRTO (Artikel 16 – Geschillenregeling).

Online

Je mag van ons verwachten dat we onze uiterste best doen om alle streams in optimale kwaliteit uit te zenden. We gaan er altijd vanuit dat jij:

– je pc of laptop gebruikt, op mobiele apparaten zijn niet alle activiteiten goed te volgen.
– géén Citrix-omgeving gebruikt of een andere telewerkvoorziening, maar dat je rechtstreeks deelneemt vanuit een browser en bij voorkeur vanuit de app (Zoom, Teams of wat we anders met elkaar hebben afgesproken).
– op tijd al je voorbereidingen hebt getroffen om zinvol en effectief mee te kunnen doen
– je de hele sessie constructief opstelt

We zijn niet aansprakelijk voor een verminderde gebruikservaring tijdens een sessie, die te maken heeft met de technische voorzieningen binnen de (werk)omgeving waarvandaan de deelnemer deelneemt aan de sessie. Hieronder valt bijvoorbeeld de geluids- en/of beeldkwaliteit, eventuele beperkingen vanuit de werkgever voor gebruik van internetbrowsers en de kwaliteit van de internetverbinding.

Het is tot slot niet toegestaan op enige wijze een opname te maken van de sessie, tenzij wij daar uitdrukkelijk schriftelijk toestemming voor hebben gegeven. Als wij een opname maken van een sessie, doen we dat alleen na goedkeuring van en contact met onze contactpersoon van jullie organisatie.

Verplaatsen door Corona-maatregelen?

Trainen in coronatijd: op locatie of online?
We willen heel graag op locatie trainen. Of je bij ons op kantoor ontvangen. Dat is misschien ook wel jouw voorkeur. Hiervoor zijn de richtlijnen van het RIVM en de overheid leidend. Als die veranderen, kan dat onduidelijke situaties opleveren, met gedoe tot gevolg. Dat willen we het liefst voorkomen, want dat is voor niemand fijn. Daarom onderscheiden we drie verschillende situaties die bepalen hoe we de trainingen organiseren. Situatie groen, oranje en rood. Ons uitgangspunt is dat de training altijd doorgaat op dezelfde data. Op locatie* als het kan en online** kan altijd. Wij bepalen welke kleur het best bij de situatie past wanneer we de data bevestigen.

Groen
Het gaat goed met de besmettingscijfers, er zijn geen overheidsmaatregelen die trainen op locatie onmogelijk maken. De term ‘lockdown’ komt niet meer in onze gedachtes voor en al bijna niet meer in ons vocabulaire.
We prikken samen de data voor de training(en) en jij bevestigt ze. Of je schrijft je in via onze website (bij een open training). Vanaf dan gelden ook onze normale spelregels voor annulering en verplaatsing.

Maar wat als de besmettingscijfers toch stijgen en het RIVM trainen op locatie sterk afraadt? Dan voeren we de training online uit, op dezelfde data. Zonder extra kosten voor jullie. We gaan er dan vanuit dat jullie aan de voorwaarden voldoen om succesvol online de training te kunnen volgen. Zie *. Wil  je geen online training? Prima, dan verplaatsen we de sessie(s) en gelden onze normale spelregels voor verplaatsen en annuleren. Dat betekent dan wel extra kosten.

Oranje
Is er nu nog niet zoveel aan de hand, maar gaat het de verkeerde kant op  met de besmettingscijfers of is het onduidelijk? Is het aannemelijk dat er een lockdown of nieuwe set maatregelen aankomt?
Dan nemen we het zekere voor het onzekere: bij alles wat we inplannen gaan we ervan uit dat de uitvoering online plaatsvindt. Ook hier gelden onze normale spelregels voor annulering en verplaatsing.

Natuurlijk kan het meevallen en kan blijken dat trainen op locatie toch mogelijk is. Dan is het bijna altijd nog mogelijk de training op locatie door te laten gaan. We bekijken dan samen vooraf of dat het geval is en of we het praktisch geregeld krijgen. Of dit mogelijk is, hangt af van onze agendabezetting en of er een trainingsruimte beschikbaar is. Bedenk wel dat er bij een training op locatie reiskosten bijkomen. Voor de open trainingen geldt dat we ze online uitvoeren, ook al staan de maatregelen het toe weer op locatie te trainen.

Rood
De besmettingscijfers zijn hoog en de richtlijnen vanuit de overheid zijn niet mals: op locatie trainen is geen optie.
Alles wat we inplannen, voeren we online uit. Hierbij gelden onze normale spelregels voor annulering en verplaatsing. Plannen we ver in de toekomst, wanneer de situatie mogelijk weer helemaal in orde is? Ook dan houden we op voorhand ‘online’ aan als trainingsvorm. Tegen de tijd van uitvoering bekijken we de situatie opnieuw. Spreken we dan van een ‘groene’ situatie? Dan kunnen we de training in overleg wel op locatie uitvoeren. Of dit mogelijk is, hangt af van onze agendabezetting en of er een trainingsruimte beschikbaar is. Bedenk wel dat er bij een training op locatie reiskosten bijkomen. Voor de open trainingen geldt dat we ze online uitvoeren, ook al staan de maatregelen het toe weer op locatie te trainen.

* Gaan we bij jullie op (een externe) locatie trainen? Super leuk! Dan vragen we je een ruimte te reserveren die voldoet aan de overheidsmaatregelen en -richtlijnen die dan gelden. Lukt dat niet? Dan kan dit een kleinere groepsgrootte tot gevolg hebben of zelfs verplaatsing van de sessies. De kosten hiervan zijn dan voor jouw rekening.

** Gaan we online trainen? Hartstikke leuk! Zorg dan wel dat je zelf je eigen online aanwezigheid in orde hebt (zie ‘Online’ in onze spelregels).

NRTO-lidmaatschap

We zijn lid van de Nederlandse Raad voor Training en Opleiding (NRTO). We hanteren daarom de NRTO-voorwaarden en onderschrijven de gedragscode van de NRTO. Deze voorwaarden en gedragscode zijn in lijn met onze spelregels.

Gedragscode NRTO https://www.nrto.nl/kwaliteit/gedragscode/

Voorwaarden NRTO https://www.nrto.nl/kwaliteit/algemene-voorwaarden/