Een microfoon die uitstaat, een echo van je eigen stem en schreeuwende kinderen op de achtergrond. Om nog maar niet te beginnen over een haperende verbinding of de 34e update van het systeem (zie filmpje voor meer herkenbare online vergaderperikelen). Toch gaan wij het ‘in je onderbroek achter je laptop zitten’ wel missen wanneer we weer in real life gaan vergaderen. Wat zou jij meenemen uit deze digitale revolutie? Hieronder de drie items op ons lijstje.

1. Mute er op los, ook live

De mute knop. Een goede uitvinding als je het ons vraagt. Eén collega is aan het woord en pitcht een idee, deelt een update of legt iets uit. De rest staat op mute (met name die praatgrage collega). Een functie die we zeker meenemen wanneer we weer naar kantoor gaan. Een goede vergadervoorzitter heeft zijn eigen mute knop: hij laat één collega aan het woord en geeft daarna de gelegenheid voor vragen. Hij bewaakt de vergaderagenda en zorgt dat het onderwerp niet afdwaalt.

2. Breakoutrooms – oude wijn in nieuwe zakken

Wie online vergaderde met Zoom, heeft er vast mee gewerkt: start de vergadering met het hele team en stuur de deelnemers vervolgens in groepjes naar aparte ‘breakoutrooms’. Ideaal om snel te schakelen en met alleen direct betrokken collega’s te pingpongen over een relevant onderwerp. Of om in kleine groepjes te brainstormen en daarna de meest creatieve ideeën met elkaar te delen. Kan wat ons betreft ook prima op kantoor. Stuur jouw team naar verschillende kantoorruimtes en spreek een tijd af om de ideeën en nieuwe inzichten met het hele team te delen. Het leek zo nieuw in Zoom, het is natuurlijk zo oud als de weg naar Rome.

3. De wachtruimte

Géén eeuwige smalltalk vooraf. Géén onnodige verstoringen. En géén gezeur met laatkomers. Door gebruik te maken van een wachtruimte voeg je iedereen tegelijk toe aan je vergadering. Wie te laat is heeft pech en moet wachten op een geschikt moment. Gestructureerder kan bijna niet. Vinden we ook handig bij ons op kantoor. Daarom staat er nu een rijtje stoelen voor onze glazen vergaderruimte klaar ?.

Wij vinden ook de KPN-serie over thuiswerken super grappig. Kijk hier maar eens. Na het zien van deze filmpjes meer tips voor het voorzitten van een efficiënte en gestructureerde vergadering? Neem dan eens een kijkje bij onze vergadertraining.