System overload… Hoe ga je om met een informatieovervloed? Drie tips!

System overload… Hoe ga je om met een informatieovervloed? Drie tips!

17:25 uur. Nog even snel een mailtje de deur uit doen naar een collega die morgen een belangrijke meeting heeft. Pling! Of je nog ‘even’ de offerte voor het nieuwe project wilt aanpassen? “Stuur je hem meteen even op?” 17:47 uur. Een appje van je leidinggevende: “waar blijft het verslag van de bespreking van dinsdag?” Zucht… Je wilde zo graag op tijd thuis zijn. Voetbal kijken vanavond.

Error 18001: system overload!
Ruim 2,1 miljoen werknemers hebben moeite met het verwerken van alle informatie die zij op een werkdag binnenkrijgen. Dat is omgerekend 28% van de werknemers! Voor hoopopgeleiden ligt dit percentage bijna drie keer zo hoog als onder laagopgeleiden. Het gevolg? Werknemers zien door de bomen het bos niet meer. Ze raken het overzicht kwijt. Gelukkig zijn er trucjes die jou kunnen helpen je tijd effectief en efficiënt in te delen!

  1. Pomodoren
    Pomo- watte..? Voor wie hem nog niet kent: de pomodorotechniek is dé klassieker onder de timemanagement-technieken. Alles wat je nodig hebt is een leeg vel papier en een timer. Je begint met het opschrijven van alle taken die je gedaan wilt krijgen. Maak hierbij je hele hoofd leeg. Vervolgens deel je de lijst op in taken van 25 minuten, niet meer en óók niet minder. Daarna werkt het heel simpel: één pomodoro-cyclus bestaat uit vier ‘pomodoro’s’ van 25 minuten, afgewisseld met vijf minuten pauze. Precies genoeg om een taak gedaan te krijgen en daarna even rust te nemen. Bovendien ook een duidelijk signaal naar jouw collega’s dat je voor 25 minuten even niet afgeleid wilt worden! Win-win…

  2. Pick your moments
    Het merendeel van de kantoormedewerkers checkt zijn inbox elke vijf minuten, met pieken rond half 9 en half 5. Na het bekijken, openen of beantwoorden van een mail, duurt het vervolgens 64 seconden om je focus terug te vinden. Voor elke mail! En dan ook nog eens iedere dag beginnen met het checken van je mail. Je kunt wel raden wat dat doet met je productiviteit. Probeer daarom vaste momenten te vinden op een dag voor het verwerken van je mail. Bijvoorbeeld in een 25 minuten pomodoro-blok!

  3. Vergadering? Wandel een rondje!
    We weten allemaal wel dat het gezond is om af en toe even achter het beeldscherm vandaan te komen voor een korte wandeling. Maar het is ook goed voor je creatieve brein! Het maakt niet eens uit of dit binnen of buiten is: de beweging van ons lichaam stimuleert het creatieve vermogen. Een wandeling van 8 minuten kan al helpen. Ook Barack Obama en Mark Zuckerberg, oprichter van Facebook, zouden wel eens vergaderingen te voet houden. Laat die creatieve ideeën maar komen!

Persoonlijke effectiviteit en timemanagement
Wil je meer weten over de pomodorotechniek? Of meer tips voor het managen van overvolle mailboxen, uitlopende vergaderingen, ongeduldige collega’s en naderende deadlines? Prioriteiten leren stellen? Dan is onze training persoonlijke effectiviteit en timemanagement misschien wel iets voor jou! In deze training leer je effectiever en efficiënter te werk gaan! En daardoor meer rust te creëren in je dagelijkse werkzaamheden. Neem gerust contact met ons op voor de mogelijkheden.

Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden. Uitgevoerd door TNO en CBS.