Complex Gemeente Advies Tips Inhoud Rapport

De invoering van de omgevingswet, veranderingen in het sociaal domein en het voor elkaar boksen van de energietransitie. Zomaar wat voorbeelden van grote uitdagingen waar iedere gemeente in Nederland mee te maken heeft. Tricky stuff! Waag je je aan zo’n lastig vraagstuk, dan loop je het risico te verdwalen in de complexiteit ervan. Er zijn zoveel partijen, regelingen en (tegenstrijdige) belangen waar je mee te maken hebt, dat je gemakkelijk het overzicht verliest. Herkenbaar?

Er zijn op internet veel artikelen te vinden over hoe je een goed adviesrapport (voor het college of de gemeenteraad) schrijft. Met tips over de structuur, zodat het stuk snel te lezen en te begrijpen is. Maar een vraag die zelden besproken wordt, is hoe je eigenlijk tot de inhoud van zo’n advies komt. Welke stappen zet je om van een ingewikkeld probleem of een vage opgave tot een sterk advies te komen? Ik geef je een eenvoudig stappenplan dat je helpt orde te scheppen in de chaos. In slechts vijf stappen ga jij vanuit een lastig abstract probleem naar een concreet en afgewogen advies.

 

Stap 1: Begin met een open blik

Iedereen kent de neiging om bij een nieuw probleem voor een vertrouwde oplossing te kiezen. Door toe te geven aan deze neiging, loop je het risico andere, minder voor de hand liggende, ideeën te missen. En dit wil je natuurlijk voorkomen! Je wil geen tunnelvisie. Benader daarom ieder probleem (of project, of opgave, of net hoe je het beestje noemen wilt 😊) met een open blik. Verken rustig wat het probleem is en zet dit op papier. Gebruik daarbij hulpvragen als: wat is de aanleiding voor het probleem? Hoe groot is het? Van wie is het? Welke kaders, regels of andere onderwerpen hebben er invloed op? Breng ook in kaart wie (in hippe taal: welke stakeholders) er bij het probleem betrokken zijn. Welke partijen hebben er invloed op? Wat zijn hun opvattingen en belangen? Helpen ze je het probleem op te lossen of vormen ze juist een obstakel? Door hierover te sparren met collega’s en dit alles in kaart te brengen, voorkom je dat je belangrijke informatie over het hoofd ziet. Het zorgt er bovendien voor dat je alle puzzelstukjes mooi bij elkaar hebt om vervolgstappen te zetten.

 

Stap 2: Maak je doel concreet

Een valkuil als je aan een complex probleem werkt, is dat je blijft hangen in abstracte vaagheden, waardoor je eigenlijk geen stap verder komt. Je kunt namelijk pas concrete plannen bedenken als je eerst scherp hebt wat je precies wilt bereiken. Bepaal daarom welk maatschappelijk doel je wilt bereiken en formuleer dit op een evalueerbare manier. Concretiseer abstracte doelen zoals: het bewerkstelligen van een klimaatbestendige toekomst, of het creëren van gezonde en gelukkige inwoners, tot doelen die specifiek en meetbaar zijn. Bijvoorbeeld: alle huizen in wijk X, zijn voor jaar Y, Z% beter geïsoleerd. Met een concreet doel meet en evalueer je makkelijker of je stappen in de goede richting zet. Heb je dit niet, dan loop je het risico rond te blijven zweven in ijle lucht, zonder echt te weten of je voor- of achteruit gaat.

 

Stap 3: Zet verschillende scenario’s naast elkaar

Nu je een concreet doel hebt, is de vervolgvraag natuurlijk: hoe ga je dit doel bereiken? Er leiden immers meerdere wegen naar Rome. En al die verschillende wegen hebben zo hun eigen voor- en nadelen. Bedenk daarom meerdere mogelijke manieren om je concrete doel te bereiken. En zet deze verschillende scenario’s naast elkaar. Schrijf op wat er nodig is om het plan uitvoerbaar en succesvol te maken. En breng ook in kaart wat de kosten ervan zijn, hoeveel tijd het kost om het uit te voeren en welke mogelijke risico’s eraan kleven. Je kunt deze scenario’s in samenwerking met anderen (bijvoorbeeld in een participatietraject met stakeholders) bouwen. Houd bij het opstellen van deze scenario’s rekening met de geldende kaders en wetten. Je kunt namelijk van alles bedenken. Maar als een bepaalde aanpak bij wet verboden is, het beschikbare budget ver overschrijdt of lijnrecht indruist tegen de kernwaarden van het coalitieakkoord, is het simpelweg geen realistisch scenario.

 

Stap 4: Maak een zorgvuldige afweging

Verschillende scenario’s staan nu op een overzichtelijke manier naast elkaar. Maar welk van deze scenario’s ga je adviseren aan het bestuur? Om daarachter te komen moet je de scenario’s op een zorgvuldige manier tegen elkaar afwegen. Breng daarom verschillende criteria in kaart waarop je de afweging tussen de scenario’s wilt maken. Speelt geld bijvoorbeeld een belangrijke rol? Of duurzaamheid? Maatschappelijk draagvlak? Beoordeel hoe de verschillende scenario’s scoren op de verschillende criteria. In een brainstormsessie met collega’s bijvoorbeeld. Het resultaat is een overzicht met alle voors en tegens per scenario op een rijtje. Weeg de scenario’s vervolgens tegen elkaar af. Als bepaalde criteria in de casus waaraan je werkt belangrijker zijn dan andere, neem dat dan mee in je afweging. Komt er op basis van deze afweging een bepaald scenario als beste uit de bus? Gefeliciteerd! Daar heb je je advies.

 

Stap 5: Laat de afweging terugkomen in je argumentatie

De vraag die in dit artikel centraal staat is: hoe kom je van een moeilijk of vaag probleem tot een goed onderbouwd advies? Door de bovenstaande stappen met zorg te doorlopen voorkom je dat je belangrijke dingen over het hoofd ziet of dat je vastloopt in de complexiteit van een probleem. Bovendien heb je in het doorlopen van de stappen alle munitie in handen gekregen om je advies met goede argumenten te onderbouwen. Je hebt namelijk niet ‘zomaar’ voor een bepaalde aanpak gekozen, maar je hebt verschillende mogelijke scenario’s op een systematische manier tegen elkaar afgewogen. Belangrijk is dat je deze afweging duidelijk naar voren laat komen in de argumentatie van je advies. Hierdoor laat je namelijk zien waarom je specifiek dit scenario adviseert. En tegelijkertijd waarom dit scenario beter is dan de andere mogelijke kandidaten – die je ook grondig onderzocht hebt. Dat levert spijkerharde argumenten op! En dat wil je. Want alleen daarmee overtuig je het bestuur écht van jouw advies.

Rob schreef dit artikel voor Logeion, de beroepsorganisatie voor communicatieprofessionals. Hier bekijk je het artikel ook op hun website.

Spreekt dit stappenplan jou aan? Wil je hier meer over leren? Neem dan eens een kijkje bij onze training Helder en integraal adviseren aan het bestuur.